O fluxo de caixa é um conceito bem fácil de entender: uma ferramenta que controla quanto dinheiro está entrando e saindo de um consultório odontológico em um determinado período de tempo. Simples, certo?
Mas nem todo dentista ou administrador de consultório tem consciência do impacto que o fluxo de caixa no consultório odontológico tem para a competitividade e lucratividade de um negócio. Isso acontece porque o uso desse tipo de ferramenta de gestão é mais natural em alguns tipos de negócios do que em outros.
Entender e gerenciar o fluxo de caixa é extremamente importante em qualquer consultório odontológico, desde negócios de uma pessoa até redes de clínicas com centenas de funcionários.
Um sistema eficiente de gerenciamento do fluxo de caixa pode significar a sobrevivência de um consultório durante os altos e baixos financeiros que, acredite, podem ser bastante intensos.
Por isso, preparamos o artigo a seguir com informações valiosas sobre a utilização do fluxo de caixa no seu consultório odontológico, incluindo técnicas poderosas para aumentar as entradas e diminuir as saídas de capital.
Boa leitura!
O Fluxo de Caixa no consultório odontológico na prática
A gestão de um negócio não pode confiar apenas na intuição. É preciso se cercar de informações confiáveis para abastecer a tomada de decisões, e o fluxo de caixa fornece dados valiosos sobre a saúde financeira da sua clínica.
Resumidamente, podemos dizer que um fluxo de caixa é um registro de todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa. Além de conter a descrição exata de todos os gastos, investimentos e recebimentos, ele precisa ser planejado com antecedência, estruturado em torno do planejamento financeiro da empresa.
A contabilização do fluxo de caixa pode ser feita de várias formas, desde um Livro Caixa em que as entradas e saídas de recursos são anotadas manualmente – uma forma não muito confiável e que requer disciplina extrema – até softwares avançados de gestão financeira – altamente eficientes e versáteis.
A evolução do registro de entradas e saídas de recursos permite entender quando, como e onde acontece o fluxo desses recursos. Assim, as anotações de caixa facilitam diversos processos muito positivos para a saúde financeira de um negócio, como o planejamento e organização dos pagamentos, a antevisão de períodos com baixa entrada de recursos e a criação de mecanismos para aumentar a entrada de capital.
Manter o hábito de fazer os registros de forma minuciosa ou adotar um sistema de gestão financeira que faça isso automaticamente pode ser trabalhoso ou dispendioso, mas vai fazer muita diferença para o sucesso da sua clínica odontológica.
Como alguns itens do fluxo de caixa afetam o seu negócio
Embora seja muito mais simples olhar para o fluxo de caixa apenas como números em uma planilha, ele é um reflexo das práticas de gestão em um consultório odontológico. Analisar o fluxo de caixa, especialmente se os registros são confiáveis e são anotados por um bom período de tempo, pode ser suficiente para criar um planejamento financeiro e operacional bem-sucedido.Vamos analisar a seguir, alguns pontos críticos em um fluxo de caixa e que poderão auxiliar você e o seu negócio a crescer ainda mais ou a superar alguma dificuldade financeira.
Pessoal
Um dos maiores pesos no campo das despesas em uma clínica odontológica é o gasto com pessoal, especialmente em um país como o Brasil em que qualquer decisão de contratação ou demissão é cara e demorada.O número de funcionários, os benefícios que você oferece, o nível dos profissionais que você contrata – tudo isso influencia e é influenciado pelo seu fluxo de caixa no consultório odontológico.
Então não importa se você vê as anotações do seu fluxo de caixa com pessoal como gastos ou investimentos – afinal, bons profissionais atraem mais clientes –, é preciso estar atento a esse aspecto no seu fluxo de caixa.
Equipamentos e tecnologia
Por falar em investimento, os pacientes têm ficado cada vez mais exigentes em relação aos mais avançados métodos e tratamentos odontológicos, e a sua clínica precisa acompanhar essas tendências. Tudo isso custa dinheiro, muito dinheiro.Isso sem falar na manutenção dessa tecnologia, na compra de insumos e no treinamento para operar tudo isso. Para cada aquisição de equipamentos e tecnologia, uma entrada no seu fluxo de caixa vai mostrar se a gestão está investindo de maneira saudável ou se as dívidas estão se acumulando.
Serviços externos e comunicação
A contratação de serviços externos muitas vezes é indispensável para que a sua clínica odontológica simplesmente continue funcionando. Os gastos com contadores, advogados e pessoal de manutenção, por exemplo, são críticos para a sobrevivência do negócio e gastos que precisam ser planejados com sabedoria, de preferência com uma abordagem preventiva.Outro ponto importante é o investimento em comunicação. Esse é um ponto negligenciado em muitas empresas odontológicas, mas uma boa estratégia de comunicação faz muita diferença para os resultados financeiros de qualquer negócio.
Então, otimize os seus gastos com serviços críticos investindo em prevenção de problemas contábeis, jurídicos e estruturais, ao mesmo tempo em que investe em marketing odontológico sem timidez.
Claro, a empresa ainda vai pagar os seus impostos em dia, cumprir rigorosamente com todas as suas obrigações trabalhistas e comprar papel para a impressora, e isso tudo precisa estar discriminado no fluxo de caixa no consultório odontológico. Mas os gastos com serviços preventivos e comunicação não são essenciais para a operação diária da clínica, e, por isso, costumam ser negligenciados. Não faça isso.
Receitas
Para ter um negócio de sucesso, não basta administrar os gastos de forma inteligente, é preciso também aumentar as receitas. A maioria das clínicas, no entanto, se contenta em oferecer excelentes serviços e atrair mais e mais clientes, criar mecanismos de fidelização e fazer parcerias com planos odontológicos e outras empresas de saúde. Tudo isso é muito bom, mas é possível ir além.Investir os lucros anuais no mercado financeiro ou em outras empresas é um caminho que muitos negócios têm buscado. Essa solução é complexa e tem muitas ramificações possíveis, mas permite a obtenção de ativos que podem funcionar como um “paraquedas de dinheiro” para a empresa em situações mais críticas.
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