Há muito mais para gerir ao montar uma clínica odontológica de sucesso do que à primeira vista. De uma perspectiva externa, pode parecer que tudo que você precisa fazer é supervisionar a equipe odontológica para garantir que está fazendo um bom trabalho e acompanhar os pacientes para ter certeza de que estão felizes com o tratamento que recebem.
Mas mesmo que você tenha sido gerente de consultório odontológico por apenas um dia, já sabe que não é esse o caso.
Como montar uma clínica odontológica com gestão eficaz
Se você acaba de montar uma clínica odontológica ou é o novo gestor e deseja fazer o melhor trabalho possível, aqui estão 10 dicas de gerenciamento para te ajudar a administrá-la com sucesso. Confira agora mesmo!
1. Treinamento de gestão
Uma das maneiras mais fáceis de montar uma clínica odontológica, pensando em um gerenciamento de sucesso, é frequentar regularmente cursos de gestão odontológica. Não importa se você é novo na função ou se já a exerce há anos, investir em cursos após a graduação te ajudam a cumprir os requisitos para alcançar o sucesso quando montar o seu negócio.Para aprender como contratar a melhor equipe, controlar o orçamento do consultório e descobrir as novas formas de marketing odontológico, é essencial buscar um treinamento adequado.
2. Invista em sua equipe
É muito comum em clínicas odontológicas que as equipes fiquem frustradas porque alguém mal treinado e subqualificado recebeu uma posição elevada. Ou porque um membro da equipe continua fazendo algo da mesma maneira antiquada, porque é a única maneira que eles conhecem.Você pode ajudar sua equipe a se manter atualizada sobre as melhores práticas com conferências, palestras, cursos, boletins informativos, revistas… as opções são quase infinitas. Ao investir na sua equipe, você está investindo diretamente na sua prática odontológica e preparando-a para o sucesso.
3. Delegar e compartilhar responsabilidades
Como gerente de consultório odontológico, é fácil se sentir sobrecarregado e como se simplesmente não houvesse horas suficientes no dia para trabalhar com sua lista de tarefas pendentes.Quando você se sentir assim, é necessário gerir o tempo de forma organizada. Então, faça um balanço de tudo o que você precisa fazer e delegue todas as tarefas que puder a outros membros da equipe. Mesmo que você entregue temporariamente uma tarefa única para que possa se concentrar em outra coisa, qualquer pequena ajuda fará toda diferença.
Lembre-se de que você faz parte de uma equipe e, se for honesto e razoável, sua equipe não se importará em ajudá-lo quando você precisar.
4. Abrace a tecnologia moderna
Para montar uma clínica odontológica moderna e poder competir com outras clínicas concorrentes, é importante que você se mantenha atualizado e adote a tecnologia em todos os aspectos do negócio.Desde garantir que a equipe odontológica tenha os equipamentos e ferramentas mais recentes disponíveis, até a contratação de seus trabalhadores por meio de plataformas adequadas, mantendo-se atualizado sobre as últimas mudanças e avanços em odontologia, você estará um passo à frente da sua concorrência.
5. Certifique-se de que a equipe saiba como “vender” o tratamento
Os pacientes não aceitam tratamentos que não entendem ou acham que não precisam, por mais que os dentistas enfatizem sua importância.Para fornecer aos pacientes um atendimento de qualidade, a equipe odontológica precisa se concentrar no valor do tratamento recomendado em relação à qualidade de vida do paciente.
Se um paciente entende como o tratamento odontológico vai melhorar sua vida, é muito mais provável que seja a favor. Poder “vender” tratamento é uma das características de um grande dentista.
6. Mantenha contato com seus pacientes
Ao montar uma clínica odontológica, você precisa conquistar novos pacientes. Mas é muito mais demorado persuadi-los a entrar na clínica para o primeiro tratamento do que persuadir pacientes anteriores a conhecerem seu novo espaço e a retornarem para procedimentos adicionais.Certifique-se de acompanhar os pacientes existentes por meio de chamadas telefônicas, mensagens de texto, e-mails ou correspondência escrita para lembrá-los sobre compromissos e novas promoções.
Vale a pena ir além e fortalecer a relação dentista e paciente e, entrar em contato com ele, por meio de seu método preferido para manter as chances de receber uma resposta a mais alta possível.
7. Faça reuniões regulares
Se bem feitas, as reuniões são ferramentas importantes e eficientes, que podem ajudar as empresas a adotar ações estratégicas e consequentemente, a crescer.Reunir todos os membros da equipe para discutir o funcionamento de uma clínica odontológica, ajuda todos a se sentirem incluídos e oferece uma oportunidade de discutir assuntos importantes que, de outra forma, poderiam ser deixados intocados.
8. Manter descrições de trabalho atualizadas
Ter uma lista claramente definida de responsabilidades para cada pessoa na prática é extremamente útil para resolver disputas.Também torna mais fácil encontrar pessoal substituto se alguém se demitir, uma vez que você sabe exatamente o que o candidato a membro da equipe precisará fazer.
As responsabilidades geralmente mudam com o tempo, portanto, certifique-se de adicionar e retirar responsabilidades conforme necessário. Se você está começando do zero ao montar uma clínica odontológica, verá que essas descrições de trabalho são úteis.
9. Crie um manual de política
Elabore um manual de política que cubra os aspectos mais importantes da clínica, como pagamento de férias, licença maternidade, intervalos para almoço, horas extras, códigos de vestimenta, uso de telefone celular, etc.Quando essas informações são anotadas fisicamente (ou digitalmente) e acessível a todos, você evitará muitos conflitos.
Assim como as descrições de cargos mudam com o tempo, é provável que as políticas de trabalho em sua prática mudem com o tempo também. Portanto, certifique-se de mantê-los atualizados para evitar qualquer discussão desnecessária ou confusão.
10. Acompanhe os principais indicadores de desempenho
É impossível mudar o que você não reconhece. Faça uma lista dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) da sua empresa de odontologia e monitore-os a cada mês.Se você não está familiarizado com os KPIs no mundo da odontologia, eles podem ser o número de novos pacientes, o número de tratamentos realizados, o número de cancelamentos de consultas – qualquer coisa que indique o sucesso ou o fracasso da clínica.
Desta forma, você pode ver o que está funcionando e o que não está, o que o ajudará a decidir onde você precisa melhorar para que a prática odontológica tenha mais sucesso.
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