Não importa se você dá um valor monetário ou não, o tempo é um recurso escasso e valioso. Os profissionais de saúde sabem, melhor do que ninguém, como administrar o tempo no consultório e hospital, é fundamental para ter uma vida feliz e produtiva.
No entanto, equilibrar os diferentes aspectos da vida pessoal e profissional pode ser um desafio para muitos dentistas, que podem encontrar dificuldades em cuidar dos pacientes, fazer o que precisa ser feito e ainda dedicar tempo e energia para si e para a família.
Pensando nisso, preparamos o artigo a seguir com alguns tópicos sobre a administração do tempo que você precisa conhecer e que vão fazer a diferença para melhorar a sua qualidade de vida e ter mais produtividade no consultório, no hospital e na vida.
E então, vamos lá?
Estabeleça metas e prioridades
Comece definindo, de forma clara, o que você está buscando realizar com o seu tempo. Pode parecer um passo óbvio, mas não se consegue chegar a lugar nenhum sem conhecer o trajeto, certo?Identifique os seus objetivos profissionais e pessoais, de curto e longo prazo, e defina uma quantidade de tempo realista para alcançá-los. Coloque tudo isso no papel, ou em uma lista do celular. Ter o trabalho de fazer isso manualmente é importante e faz parte do processo.
Preste atenção também às suas prioridades – o seu trabalho é importantíssimo, mas o seu bem-estar pessoal também é. Por isso, depois de listar os seus objetivos, atribua números ou letras em ordem de importância (1,2,3 ou a,b,c) para cada um deles, e revise a sua lista de prioridades semanalmente. Se precisar promover ou rebaixar uma prioridade, vai ser possível entender como o seu progresso está acontecendo.
Analise a utilização do tempo
Mantenha um registro detalhado das suas atividades por um período de uma semana para que você possa analisar como o seu tempo está sendo gasto. O registro de uma semana típica permite compreender um panorama geral sobre quanto tempo está sendo dedicado com coisas importantes e úteis (que você já definiu na sua lista de prioridades) e quanto tempo está sendo jogado fora.
Você pode fazer esses registros em um aplicativo de produtividade, como o Evernote, ou utilizar um caderno dedicado a isso. O importante é fazer registros constantemente para garantir que você possa dispor de dados confiáveis para avaliar a sua gestão do tempo.
Combine a gestão do tempo com as suas prioridades
Agora que você definiu o que é mais importante para a sua vida pessoal e profissional, e já consegue visualizar os seus padrões de utilização do tempo, é hora de criar hábitos melhores para a gestão de tempo.
Procrastinação, interrupções, tempo demais em redes sociais, reuniões improdutivas, tarefas que poderiam ser delegadas e mau planejamento são os maiores ladrões de tempo para os profissionais da saúde.
Então, analise os dados e identifique se você realmente tem gastado tempo com aquilo que é importante, ou se tem dado muita importância para hábitos que roubam as horas do seu dia.
A partir daí, faça uma nova programação de tempo com foco nas suas prioridades e em alcançar as metas mais importantes. Organize essas estruturas em blocos de 30 minutos que contemplem desde a hora que você acorda até o momento de ir para a cama, reduzindo ao máximo os hábitos negativos e os ladrões de tempo que mais te afetam.
O princípio de Pareto para administrar o tempo no consultório, hospital e na vida
Aplicar o Princípio de Pareto na sua gestão de tempo pode fazer uma grande diferença para alcançar as suas metas.
Também conhecida como “Regra 80/20”, o Princípio de Pareto diz que, para muitos eventos, 20% das causas geram 80% dos efeitos.
Essa é uma boa forma para quantificar o tempo como um investimento para alcançar os objetivos, afinal, para melhor atingir as metas, você precisa gastar 80% do seu tempo em 20% dos itens mais importantes da sua lista de prioridades.
Em outras palavras, se você tiver uma lista de prioridades com 10 itens, é uma boa ideia gastar 80% do seu tempo para alcançar os dois itens mais importantes, que podem ser, por exemplo, “Me tornar referência no meu campo de atuação” e “Ter um relacionamento de qualidade com os meus filhos”.
Utilize uma matriz de atividades
Para cada item da sua lista de prioridades, deve existir um processo de qualificação que justifique o emprego de tempo. Por isso, é fundamental utilizar uma matriz de gerenciamento do tempo, um mecanismo que pode ajudar o profissional de saúde a saber quanto tempo precisa dedicar a cada tarefa.
Trace duas retas que se cruzam, uma vertical e outra horizontal. Na reta vertical você coloca a categoria “importante” na ponta superior e “não importante” na ponta inferior, enquanto na reta horizontal, você nomeia a ponta direita como “urgente” e a ponta esquerda como “sem urgência”.
Assim, é possível categorizar as atividades como:
- importante e urgente;
- importante mas sem urgência;
- não importante mas urgente;
- não importante e sem urgência.
Com a matriz, é possível organizar e transferir as prioridades para planejar o tempo antecipadamente e modular a sua rotina para melhorar a produtividade.
Faça uso da tecnologia
Depois de fazer um estudo aprofundado sobre as metas e prioridades, entender como o seu tempo é gasto e hierarquizar as atividades diárias, o uso de aplicativos de gerenciamento de tempo pode ser o passo necessário para cimentar novas rotinas.
Existem aplicativos com muitas funções diferentes que podem ajudar a administrar o tempo no consultório e hospital e também em casa, e separamos três ótimos exemplos a seguir.
Rescue Time (IOS, Android e navegadores)
Esse é um aplicativo que monitora a sua atividade no celular e no computador e mede quanto tempo você gasta com diferentes atividades, como trabalho ou redes sociais e jogos.
Timely (IOS e navegadores)
O Timely facilita a administração do tempo com ferramentas de planejamento das atividades futuras e também ajuda a entender como o tempo é gasto.
Free Time (Sistemas Apple)
O objetivo desse aplicativo é ajudar você a encontrar tempo livre na agenda, permitindo que você possa encaixar alguma atividade importante neles.
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